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Dentro de esta economía global, la competitividad y la flexibilidad de las empresas son necesarias para poder trabajar en un mercado internacional. Hoy en día las empresas deben ser capaces de innovar y mejorar su competitividad en el mercado. Aquellas empresas que no son capaces de adaptarse a estos cambios corren el riesgo de perder cuota de negocio, llegando incluso a desaparecer.

La adaptación a este contexto se hace mediante proyectos, que actúan como palanca de cambio en la organización, para lograr esta solidez no basta con sumergirse en nuevos proyectos, debemos estar claros que innovar implica reorganizar o en su defecto crear la necesidad de gestionar eficazmente los mismos.

Como empresa, nos acostumbramos a creer que la mejor manera de gestionar un proyecto es por medio de un software, pero que poca relevancia le damos a el sentido metodológico que conlleva esta tarea. Plantear este enfoque metodológico puede parecer una tarea laboriosa y de escasa utilidad para la organización; sin embargo, si nos detenemos por un instante a revisar los procesos que como trabajadores cumplimos diariamente, si los documentamos y damos un enfoque metodológico podemos conseguir ese resultado que permita optimizar el desarrollo de proyectos.

Gestionar un proyecto no es mas que cumplir con una metodología para planificar y dirigir los procesos del mismo. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

Es importante que la gestión de proyectos cobre cada día más importancia en el entorno organizacional y en el sector de la construcción, sobre todo si consideramos que hoy en día el avance tecnológico nos lleva edificaciones inteligentes con el reto de que las mismas cumpla estándares en el ámbito de proyectos sostenibles y sustentables.

Al gestionar un proyecto debemos considerar tres factores fundamentales:

• El Tiempo o duración del proyecto.

• El Coste económico del proyecto.

• El Ámbito en el cual se desarrolla el proyecto.

La planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo. La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa.

Existen unos pasos importantes a la hora de planificar y gerenciar un proyecto, tales son:

1. Análisis de viabilidad y definición de los objetivos (feasibility study): es entender la razón de ser del mismo, necesidades a cubrir, vinculación con la estrategia de la empresa y grado de viabilidad. No es mas que evaluar si el proyecto tiene posibilidad de ser exitoso antes de que como empresa comprometamos dinero y esfuerzo en el mismo.

2. Definición del alcance: es distribuir las responsabilidades, definir las tareas y actividades del mismo (WBS Y EDT).

3. Identificación de costes y recursos: Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.

4. Elaboración del plan de trabajo integral: cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.

5. Revisión del plan en marcha: implica revisar los cambios y situaciones que se van dando en la ejecución del mismo, con el fin de replanificar los elementos de ser necesario.

6. Evaluación: esta etapa es importante en este ciclo de pasos, ya que nos permite evaluar el gado de consecución de los objetivos iniciales, mediante lecciones aprendidas, convertir la experiencia en un activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.

Existen estudios que indican que las organizaciones que las organizaciones con una madurez/cultura alta en la Gestión de Proyectos, mejoran significativamente la gestión de los proyectos y las tasas de éxito de los mismos, comparando con empresas que no lo aplican o lo desconocen.

Se consiguen beneficios tangibles en varios aspectos:

• Mayor visibilidad sobre el estado del proyecto,

• Mayor implicación de los Grupos de Interés (Stakeholders),

• Proyectos más alineados con la estrategia de la empresa,

• Equipos del proyecto alineados con los objetivos del proyecto,

• Mayor número de proyectos finalizados en plazo,

• Mayor número de proyectos dentro del presupuesto,

• Mayor número de proyectos que logran los objetivos planteados

Hoy en día la PMI en su PMBOOK enfoca las diferentes metodologías de gestión proyecto entre las que podemos mencionar:

1. Agile (la más usada actualmente) la meta de quien gestiona con esta metodología es lograr adaptarse a los cambios abruptos de las reacciones de los clientes. Agile está mejor adaptado para proyectos de software pequeños compuesto de un equipo altamente colaborativo o un proyecto que requiere de una iteración frecuente.

2. Waterfall

3. Scrum

4. Prince2

5. Pert

6. Adaptive Project framework

7. Otros.

La economía mundial está mejorando, y las empresas que utilizan la Gestión de Proyectos están en una mejor posición cuando necesitan nuevas iniciativas estratégicas para hacer frente a los cambios en las demandas y el consumo. Las estadísticas demuestran que la Gestión de Proyectos se ha convertido en la herramienta estratégica necesaria para adaptarse a estos cambios

Quisiera cerrar este capítulo con una corta frase, dejando así una pequeña reflexión al profesional que diseña y gestiona proyectos:

“Los proyectos no fallan al finalizar, fallan durante su concepción” – Anónimo.

REFERENCIAS:

1. https://www.unir.net/empresa/desarrollo-directivo/estrategia-de-negocio/planificacion-proyecto/

2. https://www.nutcache.com/es/blog/8-principales-metodos-enfoques-y-tecnicas-de-gestion-de-proyectos/

3. https://pmi-mad.org/socios/articulos-direccion-proyectos/551-gestion-de-proyectos-imoda-o-necesidad

REALIZADO POR:
Ing. María Rodríguez
mrodriguez@innotica.net
https://www.linkedin.com/in/maria-teresa-rodriguez-dobobuto-a565b8166/

*Este blog es de divulgación, por lo tanto Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de la empresa.