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Para toda empresa lograr que la ejecución de un proyecto culmine de manera exitosa y en el tiempo establecido solo se puede logar con un correcto seguimiento del proyecto.

Un proyecto tiene claramente definido un inicio y un fin, y cada proyecto produce un producto único y diferenciado. En cada caso se necesita estudiar un proceso particular, definiendo las actividades, su secuencia de realización, los recursos necesarios, los tiempos y plazos requeridos, y los costes totales del proceso.

Hacer seguimiento de proyecto ¿es un RETO?, la respuesta es SI, aspectos como los plazos, el coste, el alcance y las personas suelen generar los principales desafíos en gestión de proyectos a los cuales nos enfrentamos aquellos que damos el seguimiento al mismo. Algunos de los principales desafíos que podemos encontrar en esta etapa son:

• Cambio de Alcance: Es importante partir de una definición clara del alcance inicial, y establecer un método de solicitud y gestión de cambios.
• Trabajar en equipo y gestionar las personas: Más allá de las metodologías y procesos, no podemos olvidarnos que los proyectos los ejecutan personas, esto implica desarrollar una serie de habilidades interpersonales que faciliten el trato con los involucrados a la hora del seguimiento.
• Problemas con los recursos asignados: debemos distinguir dos casos: la falta de recursos y la falta de habilidades de los recursos asignados. Para ello es importante definir correctamente las necesidades del proyecto en su fase de planificación, tanto en lo referente a cantidad y características de las personas (o recursos en general) que este necesita.
• Asumir la responsabilidad: Este es un desafío muy importante para los directores de proyectos, ya que estos están asumiendo la responsabilidad por el total del proyecto, aunque la mayoría de las tareas no son ejecutadas por esta persona directamente.
• Establecer una buena comunicación: Conseguir una comunicación eficaz es un desafío importante en gestión de proyectos, sobre todo en aquellos casos en que existen equipos distribuidos o varios grupos implicados. Para ello es importante establecer un proceso de comunicación para los temas formales, y disponer de algunaherramienta de comunicación o gestión de equipos. Debemos considerar que cuando se habla de comunicación en la dirección de proyectos, nos referimos a comunicación bidireccional; ya que no solo se trata de informar al equipo sobre lo que debe hacerse, sino también de recibir datos actualizados del estado de estos trabajos.

Para crear la cultura necesaria y desarrollar los sistemas de gestión adecuados a la dirección por proyectos, se necesita una organización diferente con personas, estructuras y sistemas de información específicos.

Hoy en día las empresas promueven dentro de sus estructuras la creación de Oficina de Gestión de Proyectos o Project Management Office (PMO, por sus siglas en inglés), esta a su vez es liderizada por un Director de Proyectos.

Una PMO agrega valor a todas las partes de un proyecto. Contribuye con un sistema de comunicación efectiva, tanto al proveedor o ejecutante, como al cliente que requiere del control y seguimiento del proyecto. En efecto, las PMO incorporan un conjunto de funciones útiles al producto del proveedor, que el cliente las recibe dentro del presupuesto esperado y en el momento oportuno.

El Director de Proyecto, mediante los procesos de seguimiento y control, mide el rendimiento del proyecto con el objetivo de detectar variaciones o desviaciones con respecto al plan de gestión del proyecto. Además, evalúa los cambios y recomienda acciones preventivas ante posibles problemas. Mediante el seguimiento continuo de las actividades que se desarrollan en el proyecto, y las que se tendrán que desarrollar en el futuro, el director del proyecto obtiene una idea acerca de la salud del mismo.

Como comenta PMI (Project Management Institute) en su Libro Blanco, “The Project Management Office – In sync with Strategy”, a una PMO no le pedimos únicamente criterios de gobernanza de proyectos, y monitorización de metodología, sino que su función proporcione beneficios a largo plazo claros, medibles, repetibles. Y también que sea capaz de comunicarlos de manera efectiva, para hacer visible el valor a toda la organización y conseguir apoyo ejecutivo.

Para que funcione una PMO, por lo tanto, debe estar completamente alineada con la estrategia corporativa. Esto implica, entre otras cosas, que no hay una estructura de PMO que funcione igual para todas las organizaciones. Cada organización, en función de sus objetivos, de su cultura, de su gente, debe decidir qué enfoque o modelo de PMO encaja mejor.

Las personas que forman la PMO deben disponer del perfil, la capacitación y el reconocimiento adecuado dentro de la organización. Deben ser la referencia en dirección de proyectos, y disponer de suficiente credibilidad.

No se trata solo de ser buenos. La organización en general debe percibir la PMO como una ayuda y no como un sobrecoste. La PMO actuará además como agente de cambio para el éxito de los cambios organizacionales y, por lo tanto, debe ejercer un papel muy importante de comunicador y enlace entre los diferentes departamentos de la organización.

Para más información, el PMI a través de su web, proporciona recursos muy interesantes acerca de cómo valorizar la función de la PMO, en alineación con la estrategia de negocio.

“Ser un Gerente de Proyectos es como ser un artista, tienes los flujos de procesos de diferentes colores combinados en una obra de arte” ~ Greg Cimmarrusti

Realizado por:
Ing. María Rodríguez
mrodriguez@innotica.net

Referencias:

• PMO ¿Por qué y cómo? Reflexiones acerca de la puesta en marcha de un PMO - José Enrique González Cornejo
• Principales desafíos en gestión de proyectos - Albert Garriga

* Este blog es de divulgación, por lo tanto Las opiniones expresadas en este artículo son de exclusiva responsabilidad del autor y no necesariamente representan la opinión de la empresa.