Etapas y necesidades de gestión de proyectos para la automatización de edificios
14 octubre 2020 por Maria Teresa Rodriguez
La automatización de edificios permite mejorar los procesos técnicos cotidianos, simplificando tareas rutinarias y mejorando la calidad de vida de los usuarios, así como la gestión interna de la infraestructura.
Por ello, la automatización —ya sea de una infraestructura nueva o la sustitución de un sistema ya instalado— es un proceso complejo que se debe abordar con una buena planificación de los procesos que involucra.
Valorar cuál es el mejor sistema a implementar no es tarea fácil. Antes de decidir, conviene realizar un análisis profundo que ayude a evitar una decisión precipitada o equivocada durante la ejecución del proyecto.
Todo proyecto, de cualquier índole, tiene etapas definidas, mejor conocidas como ciclos de vida del proyecto según el PMBOK.
Los proyectos de edificaciones inteligentes no se escapan de esta regla. A continuación se presentan las principales etapas a considerar para lograr el éxito en el producto final a entregar.
Análisis de viabilidad
El paso inicial consiste en determinar qué tan viable o conveniente es el proyecto; es decir, qué implica llevarlo adelante en términos financieros, logísticos y de rentabilidad. Si la inversión supera por mucho su rentabilidad, deberán existir otras razones de peso para llevarlo adelante.
El análisis de viabilidad debe incluir al menos las siguientes actividades:
- Análisis previo del alcance del proyecto.
- Análisis de los riesgos de ejecución del proyecto.
- Análisis de viabilidad de acuerdo a plazos, coste y calidad.
- Creación del registro de seguimiento en la herramienta de gestión de la empresa.
Planificación y análisis previo en proyectos de automatización de edificios.
Planificación del trabajo
En esta fase se enumeran y detallan las distintas tareas que llevará adelante el proyecto: los pasos a seguir, los recursos que cada uno requerirá y las estimaciones en coste, esfuerzo y tiempo. En este paso es muy valioso el alcance acordado con el cliente, así como el diagnóstico del edificio —es decir, si la infraestructura es nueva o se trabajará sobre un sistema existente.
La planificación de las tareas dependerá del tipo de ingeniería a implementar:
- Ingeniería conceptual.
- Ingeniería de diseño.
- Ingeniería de detalle.
Ejecución del proyecto
En esta etapa se llevan a cabo las tareas planificadas y se levanta un informe de cómo ocurren: qué tropiezos encuentran, qué resultados arrojan y toda la información necesaria para alimentar la etapa de control. Es la etapa en que se despliega todo lo planificado.
Las actividades principales son:
- Establecimiento del entorno de trabajo.
- Asignación de las tareas planificadas a los recursos disponibles.
- Ejecución de las tareas planificadas.
- Gestión de las peticiones de cambio.
Seguimiento y control
En este paso se vigila que el proceso esté arrojando los resultados esperados y se extraen las conclusiones pertinentes a partir de la información recabada durante la ejecución. Con base en dichas conclusiones se podrán modificar estrategias, tomar correctivos y dirigir el proceso hacia un resultado ideal.
En esta fase se realizan esencialmente cuatro tipos de actividades:
- Seguimiento de tareas e hitos planificados.
- Gestión de entregables (incluido control de la calidad).
- Gestión de incidencias.
- Generación de informes de seguimiento.
Cierre del proyecto
La finalización de un proyecto es también muy importante. En esta etapa se evalúa el proceso completo en retrospectiva, tomando nota de los fallos, los imprevistos y los accidentes, y se levanta un informe que sirva para la planificación y ejecución de proyectos futuros. Es la etapa del aprendizaje.
Si los proyectos son exitosos, es aquí donde se realiza el respaldo de lo logrado. Las tareas clásicas de esta fase son:
- Cierre formal del proyecto por parte de todos los actores involucrados.
- Realización del respaldo del proyecto.
- Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales.
- Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
Cierre y documentación de resultados en proyectos de edificaciones inteligentes.
El rol del BIM en la gestión de proyectos
Vivimos en un mundo de avances tecnológicos, cambiante en todas sus aristas. Por ello es válido preguntarse si es necesario incluir dentro de estas etapas de gestión una herramienta que permita la depuración de estos procesos.
Últimamente se habla mucho del modelado de información de construcción (Building Information Modeling o BIM). El modelo BIM es una herramienta de apoyo para la gestión del proyecto, ya que permite la creación de una comunicación necesaria y conveniente entre arquitectos, ingenieros, constructores, etc., mediante la generación de un modelo virtual que integra toda la información específica y detallada del edificio.
Esta integración abarca desde antes de la construcción, durante la vida útil del edificio y hasta la demolición. La documentación resultante permite a los administradores familiarizarse fácilmente con la estructura y comprender cualquier información crítica sobre el edificio.
Con el uso de esta herramienta, es posible involucrar en un solo sistema cada una de las fases del proyecto:
- Controlar que el costo de un proyecto y de una obra se ajuste al presupuesto previsto, lo cual resulta básico para su viabilidad y éxito.
- En el caso de obras, el diseño y el archivo pueden subdividirse para que cada especialidad trabaje única y exclusivamente en su sección correspondiente, pero bajo un mismo plano, evitando confusiones y haciendo el proceso constructivo más dinámico y eficaz.
- Clarificar los recursos humanos necesarios, la coordinación y todo lo que pueda afectar el programa del proyecto, entre otros aspectos.
Es importante que las empresas adopten, en cada una de las etapas del proyecto de edificaciones inteligentes, tecnologías que agrupen todos los requerimientos de gerencia tradicionales en una herramienta que garantice el éxito y cumplimiento del mismo.
Ing. María Rodríguez Control y Seguimiento de Proyectos mrodriguez@innotica.net · LinkedIn