Dentro de esta economía global, la competitividad y la flexibilidad de las empresas son necesarias para poder trabajar en un mercado internacional. Hoy en día las empresas deben ser capaces de innovar y mejorar su competitividad en el mercado.

Aquellas empresas que no son capaces de adaptarse a estos cambios corren el riesgo de perder cuota de negocio, llegando incluso a desaparecer.

La adaptación a este contexto se hace mediante proyectos, que actúan como palanca de cambio en la organización. Para lograr esta solidez no basta con sumergirse en nuevos proyectos; debemos tener claro que innovar implica reorganizar o, en su defecto, crear la necesidad de gestionar eficazmente los mismos.

Como empresa, nos acostumbramos a creer que la mejor manera de gestionar un proyecto es por medio de un software, pero qué poca relevancia le damos al sentido metodológico que conlleva esta tarea. Plantear este enfoque metodológico puede parecer una tarea laboriosa y de escasa utilidad para la organización.

Sin embargo, si nos detenemos por un instante a revisar los procesos que como trabajadores cumplimos diariamente, si los documentamos y les damos un enfoque metodológico, podemos conseguir ese resultado que permita optimizar el desarrollo de proyectos.

Gestionar un proyecto no es más que cumplir con una metodología para planificar y dirigir los procesos del mismo. Un proyecto comprende un cúmulo específico de operaciones diseñadas para lograr un objetivo con un alcance, recursos, inicio y final establecidos.

La gestión de proyectos cobra cada día más importancia en el entorno organizacional y en el sector de la construcción, sobre todo si consideramos que el avance tecnológico nos lleva hacia edificaciones inteligentes con el reto de que estas cumplan estándares en el ámbito de proyectos sostenibles y sustentables.

Factores fundamentales al gestionar un proyecto

Al gestionar un proyecto debemos considerar tres factores fundamentales:

• El tiempo o duración del proyecto.
• El coste económico del proyecto.
• El ámbito en el cual se desarrolla el proyecto.

La planificación del proyecto no solo define la manera en que el proyecto se ejecuta, sino también cómo se monitorea, se controla y se cierra. El plan varía en función del área de aplicación y de la complejidad del proyecto, y debería ser lo suficientemente robusto como para responder al entorno siempre cambiante del mismo.

La planificación del proyecto es un proceso iterativo, ya que según avanzamos en su desarrollo podemos tener información más precisa.

Planificación y gestión de proyectos en el contexto de la automatización urbana.

Pasos para planificar y gestionar un proyecto

Existen pasos importantes a la hora de planificar y gestionar un proyecto:

1. Análisis de viabilidad y definición de los objetivos (feasibility study): es entender la razón de ser del mismo, las necesidades a cubrir, la vinculación con la estrategia de la empresa y el grado de viabilidad. No es más que evaluar si el proyecto tiene posibilidad de ser exitoso antes de que como empresa comprometamos dinero y esfuerzo en el mismo.

2. Definición del alcance: distribuir las responsabilidades y definir las tareas y actividades del mismo (WBS y EDT).

3. Identificación de costes y recursos: incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las actividades y tareas definidas. Se detallarán, además, los riesgos que podrían afectar al proyecto y cómo se gestionarían.

4. Elaboración del plan de trabajo integral: cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Para ello, se elaborarán el presupuesto, el cronograma, el plan de gestión de riesgos, el procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.

5. Revisión del plan en marcha: implica revisar los cambios y situaciones que se van dando en la ejecución del mismo, con el fin de replanificar los elementos de ser necesario.

6. Evaluación: esta etapa nos permite evaluar el grado de consecución de los objetivos iniciales mediante lecciones aprendidas, convirtiendo la experiencia en un activo de la organización que nos permita enfrentarnos con más éxito a futuros retos.

Beneficios de una cultura madura en gestión de proyectos

Existen estudios que indican que las organizaciones con una madurez y cultura alta en la gestión de proyectos mejoran significativamente sus procesos y las tasas de éxito de los mismos, en comparación con empresas que no lo aplican o lo desconocen.

Se consiguen beneficios tangibles en varios aspectos:

• Mayor visibilidad sobre el estado del proyecto.
• Mayor implicación de los grupos de interés (stakeholders).
• Proyectos más alineados con la estrategia de la empresa.
• Equipos del proyecto alineados con los objetivos del proyecto.
• Mayor número de proyectos finalizados en plazo.
• Mayor número de proyectos dentro del presupuesto.
• Mayor número de proyectos que logran los objetivos planteados.

Las organizaciones con alta madurez en gestión de proyectos obtienen resultados consistentemente superiores.

Metodologías de gestión de proyectos

Hoy en día el PMI en su PMBOK enfoca las diferentes metodologías de gestión de proyectos, entre las que podemos mencionar:

1. Agile (la más usada actualmente): la meta de quien gestiona con esta metodología es lograr adaptarse a los cambios abruptos de las reacciones de los clientes. Agile está mejor adaptado para proyectos de software pequeños compuestos de un equipo altamente colaborativo, o proyectos que requieren de una iteración frecuente.
2. Waterfall
3. Scrum
4. PRINCE2
5. PERT
6. Adaptive Project Framework
7. Otros.

La economía mundial está mejorando, y las empresas que utilizan la gestión de proyectos están en una mejor posición cuando necesitan nuevas iniciativas estratégicas para hacer frente a los cambios en las demandas y el consumo.

Las estadísticas demuestran que la gestión de proyectos se ha convertido en la herramienta estratégica necesaria para adaptarse a estos cambios.

Quisiera cerrar este artículo con una breve reflexión para el profesional que diseña y gestiona proyectos:

"Los proyectos no fallan al finalizar, fallan durante su concepción." — Anónimo.

Ing. María Rodríguez mrodriguez@innotica.net · LinkedIn

Referencias

1. Planificación de proyectos — UNIR
2. 8 principales métodos, enfoques y técnicas de gestión de proyectos — Nutcache
3. Gestión de proyectos: ¿moda o necesidad? — PMI Madrid